La factura electrónica es un documento digital que tiene la misma validez legal que una factura en papel. Su principal diferencia es que se emite y se recibe en formato electrónico, utilizando para ello un software que permite automatizarlas y gestionarlas. Las facturas electrónicas en España deben cumplir con requisitos específicos definidos por la legislación, como su formato estructurado que facilita su procesamiento automatizado o que el destinatario haya dado su consentimiento expreso para recibir la factura en este formato. No cumplir con esta nueva normativa podría acarrear sanciones y multas.
Obligados a facturar electrónicamente.
En España, la factura electrónica es obligatoria en varias situaciones:
- Relación con el sector público. Todas las empresas que presten servicios a la administración pública están obligadas a emitir facturas electrónicas.
- Empresas con facturación superior a 8 millones de euros. A partir de 2025, todas las empresas que facturen más de 8 millones de euros anuales tendrán la obligación de emitir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales.
- Empresas y autónomos. Se espera que, en un futuro cercano, todas las empresas y autónomos estén obligados a emitir facturas electrónicas, como parte de la lucha contra el fraude fiscal.
Contenido de la factura electrónica.
El contenido de una factura electrónica debe cumplir con los mismos requisitos que una factura tradicional en papel, incluyendo:
- Número y serie de la factura.
- Fecha de emisión.
- Datos completos del emisor y receptor (nombre o razón social, NIF, dirección…).
- Descripción detallada de los bienes o servicios.
- Base imponible, tipo impositivo y cuota del IVA.
- Retenciones de IRPF, si aplican.
- Forma de pago y vencimiento.
Además, para que la factura sea considerada electrónica, debe estar en un formato que permita su tratamiento automatizado, como XML, y estar firmada digitalmente para garantizar su autenticidad.
Facturae: el formato de facturación electrónica en España.
Facturae es el formato electrónico oficial aprobado por el Gobierno de España para la emisión de facturas electrónicas. Está basado en un estándar XML y permite la interoperabilidad entre sistemas de facturación y administración pública. El uso de Facturae es obligatorio para la facturación con las administraciones públicas, y su principal ventaja es que facilita el procesamiento automático y el control de la información.
La factura electrónica a partir de 2025: ¿Qué es y cómo funciona?
Ayudas del gobierno: el «Kit Digital».
El «Kit Digital» es un programa del Gobierno de España que ofrece ayudas económicas para la digitalización de pequeñas y medianas empresas. Las ayudas están destinadas a la implementación de soluciones tecnológicas, entre ellas, la adopción de facturación electrónica. Las empresas pueden beneficiarse de subvenciones para adquirir software especializado en la gestión de facturas electrónicas y otras herramientas digitales.
Multas por no cumplir con las obligaciones de facturación electrónica.
Las sanciones por no cumplir con la normativa de facturación electrónica pueden variar según la gravedad de la infracción. Algunas de las multas incluyen:
- No emitir facturas electrónicas cuando sea obligatorio. Las sanciones pueden llegar hasta el 1% de la facturación.
- Incumplimiento de los plazos de envío a la administración pública. Las multas pueden variar dependiendo del tiempo de retraso.
- Emitir facturas que no cumplan con los requisitos técnicos. Si la factura no sigue el formato correcto o no tiene la firma digital válida, la empresa puede recibir sanciones adicionales.
Conclusión.
La facturación electrónica en España es un paso clave hacia la modernización y digitalización de los procesos empresariales. Su obligatoriedad busca mejorar la transparencia, reducir el fraude fiscal y optimizar la gestión tanto en empresas como en el sector público. Con el apoyo del «Kit Digital» y la adopción del formato Facturae, las empresas pueden beneficiarse de una mayor eficiencia, reducción de costes y mejor relación con la administración. Sin embargo, es crucial cumplir con la normativa para evitar sanciones y mantenerse alineado con las exigencias legales.
